こんにちは！ ユメメです^^
今回は『段取り上手のメール』 という本について書いていきます。
あの人のメールはいつも長文でよくわからない。
メールの返信に追われてしまう。
この記事では以下の3点について解説していきます。
- 「誘惑フレーズ」を置く
- 長文メールにしない
- 遠慮しすぎない
この記事を読むことで相手に喜ばれるメールを送ることができ、仕事をよりスムーズに進めることができるでしょう。
それでは、始めましょう！
目次
チャート1 「誘惑フレーズ」を置く
相手がどのように受け取るかを細かく考えられた、配慮されたメールを受け取ると、受け取った相手は仕事をスムーズに進められます。
たまに、このようなメールがあります。
受け取ったメールを読み進めていくと次第に何を言いたいかがわかり、
「なるほど、〇〇という依頼をしたかったのだな」
と、最後の方でようやく相手の意図に気がつくことがあります。
一方、読み始めはただの報告だと思って読んでいても実はお願いのメールだったということもあります。このような場合、メールを始めから読み直す必要が生じる場合があります。
これは明らかに時間のムダです。
大切なのは、メールを受け取る相手への配慮です。
教育心理学の分野に先行オーガナイザーという言葉があります。
アメリカの教育心理学者オーズベル（Ausubel, D. P.）によると、
「これから学ぶ中心的内容についての抽象的・概念的な枠組あるいは概念的知識を事前に与えておくと、その後に入ってくる知識を人間の知識構造のなかに位置づけるオーガナイザーの働きをする」
と主張しています。
つまり、何かを伝えようとするときには、最初に概要を伝えることが相手の理解を早めるということです。
メール頭に話の前振りを書いておくことで、メールの読み手はこの先の議論や展開を考えながら読み進めることができます。
例えば、それぞれのシーンに合わせてこのようなメールの書き出しにしましょう。
・試験結果についてご確認いただきたくお願いさせていただきます。
・この度は、会議へのご出席をお願いしたくメールいたしました。
・当社の製品紹介の不手際についてお詫びさせていただきたくメールいたします。
・この度は、ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございません。
・先日行った街頭アンケートの結果についてご報告いたします。
・現地調査の結果につきまして第一報をご報告いたします。
どんな用件かを初めに書くことが仕事をスムーズに進めるコツです。
「読みやすく、配慮されたメールを送る人。」
「何を言いたいのかがよくわからないメールを送る人。」
あなたは、どちらの人と仕事をしたいと思うでしょうか？
チャート2 長文メールにしない
複雑な内容を伝えたい時や根拠を示して説明したいときはどうしてもメールが長くなりがちです。
メールが長いと、読み手は思わぬところで誤解をしてしまったり、下手をすると全部読んでもらえいない可能性もあります。
仮に全て読んでもらったとしても、メールを読んでいる時間は相手の時間を拘束しています。
相手の時間を奪わないようにも、メールは簡潔に書きましょう。
ここでは、長文メールを短くする方法を3つ紹介します。
- 1メール1用件を原則とする
- 段階を踏んで伝える
- 自分が書きたいだけの情報は削る
以下に詳しく見ていきましょう。
一つのメールで複数のトピックを扱うとメールが長くなります。
例えば「資料の確認」をお願いしているメールで「次の仕事の依頼」を始めてしまうと、「資料の確認」が終わっても「次の仕事の依頼」のメールが続いてしまいます。
メールの本数が多すぎるのも問題ですが、
用件ごとにメールを送ることで相手が返信できるタイミングで返す事にも繋がりますので、1メールにつき1案件にすることでメールを短く、かつ、仕事をスムーズに進められます。
真面目な人ほど詳細を伝えたがります。
例えば打ち合わせの段取りをする場合でも、場所と時間さえ決めて仕舞えば細部は後で話せば良いはずです。
真面目人はメールで丁寧に物事を伝えようとするあまり、打ち合わせ内容の細かい部分までメールしてしまいます。
メールで伝える情報は必要最低限にして、打ち合わせの場などで詳細を伝えるようにしましょう。
情報通の方や専門知識が豊富な方ほど情報が多くなりがちです。
例えば、新しい入居者にマンションの紹介をしたい場合、間取りや家賃を伝えれば済むところ、建物ができた時代背景や土地柄などの多くの情報を伝えようとしてしまいます。
相手が何を求めているか？を考えることでコンパクトに、相手に配慮した情報を伝えることができます。
全ては、メールを受け取った「相手への配慮」です！
チャート3 遠慮しすぎない
何かをお願いするときには相手に対して
「申し訳ない」
と思うものです。
このような相手への気持ちは決して悪いものではありませんが、「想い」がメールに現れすぎると配慮に欠けたメールとなります。
例えば、あなたが資料の作成をお願いする場合を考えてみましょう。
○：大変申し訳ございませんが、来週火曜日までにいただけないでしょうか？
×：急ぎませんので、お手隙の際にご対応いただけないでしょうか？
○：お忙しいところ大変申し訳ないのですが、1週間ほどでお返事いただくことは可能でしょうか？
×：大変恐縮ですが、なるべく早めにお返事いただけないでしょうか？
仕事ができる人ほど多くの仕事を任せられており、忙しい人ほど期限を求めています。
仕事において多くの場合、優先順位や作業量、重要性を考慮して優先順位をつけて仕事をしています。
あなたがメールを送る際に「期限を示さなかったり」「下手に遠慮」してしまうと、メールを受け取った相手は「いつまでに欲しいんだ？」や「まだ先で良いか」と考えることになります。
相手に考えさせてしまうメールの送り方はやめましょう。
また、期限を示さないことは、大して重要な仕事ではなかったとしても「早く処理しなくては」と相手に対してムダな負担を強いることにも繋がります。
相手を思いやるのであれば、勇気を持って「伝えにくいこと」こそしっかりと伝えるようにしましょう。
あまりにも無謀なスケジュールでの依頼は失礼ですが、
提出期限の設定は相手への配慮なのです！
最後に
今回は『段取り上手のメール』について紹介しました。
ここまでの話をまとめると以下の通りです。
- 何かを伝えようとするときには、誘惑フレーズを使って最初に概要を伝えることで相手の理解を助けましょう。
- 長文メールにしない3つのルールを心がけましょう。「1メール1用件を原則とする」「段階を踏んで伝える」「自分が書きたいだけの情報は削る」
- 仕事ができる人ほど多くの仕事を任せられており、忙しい人ほど期限を求めています。余計な遠慮はやめましょう。
「メールしたのに、なかなか返信が返ってこない」
という方はあなたのメールの送り方を振り返ってみてはいかがでしょうか？
もしかすると期限を明確に切っていなかったり、複数のトピックを1つのメールで送っている可能性があります。
この記事を読んだあなたは、相手へ配慮したメールについて理解していただけたかと思います。
相手が返しやすいメールを心がけて、スムーズに仕事を進めてはいかがでしょうか？
最後までご覧いただきありがとうございました。
by ユメメ （╹◡╹）
このような経験をされた方は多いのではないでしょうか？
今回は段取り上手のメールの送り方を紹介します。